Event Consulting
Beratung für bestehende Veranstaltungen.
Weniger Besucher, steigende Kosten, Warteschlangen am Einlass? Wir analysieren, wie Ihre Veranstaltung heute funktioniert, und liefern einen priorisierten Maßnahmenplan – auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung.
Für Veranstalter, Vereine, Pro Loco, Gemeinden und Unternehmen.
Anzeichen
Wann sich eine Beratung lohnt
- Besucherzahlen stagnieren oder sinken
- Die Kosten steigen schneller als die Einnahmen
- Warteschlangen, Engpässe oder unklare Besucherführung
- Das Programm wiederholt sich und spricht neue Zielgruppen kaum an
- Die Organisation hängt von wenigen Personen ab; feste Abläufe fehlen
- Partner und Sponsoren lassen sich schwer gewinnen
Analyse
Was wir analysieren
Konzept und Programm
Stimmigkeit des Formats, Zielgruppen, Attraktivität des Programms.
Organisation
Rollen, Abläufe, Fristen und Werkzeuge des Teams.
Besucherführung und Flächen
Wege der Besucher, Zugänge, Bereiche und Services.
Infrastruktur
Aufbauten, technische Leistungen und Logistik.
Wirtschaftlichkeit
Kosten, Einnahmen, Sponsoring und Finanzierungsmodell.
Kommunikation und Partner
Kanäle, Botschaften, Einbindung von Partnern und Betrieben.
Ergebnis
Was Sie erhalten
Im vereinbarten Umfang erhalten Sie eine Analyse und priorisierte Handlungsempfehlungen mit nächsten Schritten.
Bestandsaufnahme
Wie die Veranstaltung heute organisiert ist: Abläufe, Rollen, Kosten, Programm und Partner.
Bewertung
Stärken, Schwachstellen und Potenziale – nachvollziehbar begründet.
Priorisierter Maßnahmenplan
Konkrete Maßnahmen mit Priorität, Zeitrahmen, Zuständigkeit und grober Aufwandsschätzung.
Begleitung (optional)
Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen.
Beispiel
So kann ein Maßnahmenplan aussehen
Fiktives Beispiel – keine Kundendaten
| Priorität | Maßnahme | Befund aus der Analyse | Zeitrahmen | Zuständig |
|---|---|---|---|---|
| A | Einlass und Wegeführung neu ordnen | Wartezeiten an zwei Zugängen, unklare Beschilderung | Vor der nächsten Ausgabe | Veranstalter mit Fachplaner |
| A | Ausstellerverträge und Standgebühren vereinheitlichen | Unterschiedliche Konditionen, hoher Abstimmungsaufwand | Sechs Monate vorher | Veranstalter, VACANTO unterstützt |
| B | Nachmittagsprogramm für Familien ergänzen | Wenig Publikum am frühen Nachmittag | Nächste Ausgabe | Programmteam |
| C | Partnerpaket für lokale Betriebe entwickeln | Sponsoring bisher nur über Einzelabsprachen | Mittelfristig | Veranstalter mit Partnern |
Einstieg
Diese Unterlagen helfen beim Einstieg
Was nicht vorliegt, klären wir im Erstgespräch.
- Kurzbeschreibung der Veranstaltung und ihrer Entwicklung
- Programm und Lageplan der letzten Ausgabe
- Kosten- und Einnahmenübersicht, soweit vorhanden
- Vorhandene Daten zu Besuchern, Ausstellern oder Verkäufen
- Aufgabenverteilung im Team
- Bisherige Rückmeldungen von Besuchern, Partnern oder Behörden
Ablauf
So läuft die Beratung ab
- Schritt 1Gespräch
Ziele, Geschichte der Veranstaltung, wahrgenommene Schwachstellen.
- Schritt 2Analyse
Unterlagen, vorhandene Daten und, wenn möglich, Beobachtung vor Ort.
- Schritt 3Bericht
Stärken, Schwachstellen, Potenziale.
- Schritt 4Maßnahmenplan
Konkrete Maßnahmen mit Priorität, Zeitrahmen und grober Kostenschätzung.
- Schritt 5Begleitung
Optional: Wir begleiten Sie bei der Umsetzung.
Sie möchten Ihre Veranstaltung weiterentwickeln?
Erzählen Sie uns, wie die letzte Ausgabe verlaufen ist.